Ръководство – Стъпка по стъпка

Как да извлечете максимума от модула за управление на стоки в NULA

Научете как да конфигурирате, управлявате и оптимизирате процесите по управление на наличности, без да жертвате точността в счетоводството.

Какво прави модулът „Складови наличности“ за вас

NULA поддържа всяка стока в пряк контекст със съответните счетоводни записи. Всеки артикул съдържа информация за многоезични наименования, SKU и баркодове, възможности за продажба и покупка, данни за данъци и Интрастат, тагове и прагове на минимални количества.
Модулът използва ниво на достъп по екипи и „меко“ изтриване, така че артикулите да останат уникални за вашия екип, като същевременно ви дава възможност безопасно да отменяте грешки.

Зад кулисите автоматизирани процеси създават поддневници и ви предпазват от промени, които биха нарушили вече активни фактури или сметки. Наличностите се изчисляват в реално време на база покупките, а всяка AJAX заявка връща богати метаданни за използване в други процеси.

Основни възможности с един поглед

• Мощни филтри за списъци – открийте артикули с ниска наличност, запазени сегменти и експорти само за секунди.
• Създавайте и редактирайте артикули с динамични форми, които се адаптират към контекста – покупка, продажба или проследяване на наличности.
• Валидирането гарантира счетоводна цялост – дневници, флагове и автоматизации остават последователни.
• Груповите операции по архивиране или изтриване са защитени – няма да премахнете артикул, който участва в активна счетоводна операция.
• CSV импорти и експорти се обработват във фонови задачи, за да остане сесията ви бърза и проследима.
• Спомагателните инструменти за авансови фактури и сметки поддържат връзката с правилните счетоводни дневници.

Стъпка по стъпка: Добавяне на нов артикул

1. Отворете секцията Продукти и натиснете Добави нов. Формата показва навигационни елементи, тагове и избор на дневници, които се обновяват в реално време.
2. Въведете данните за покупка и продажба. Ако дневниците изискват подсметки, въведете уникални кодове – NULA ще ги валидира автоматично.
3. Активирайте проследяване на количества, партиди или локации, когато е необходимо. Формата ще изисква правилните прагове и флагове.
4. Изпратете формуляра. Таговете се синхронизират, дневниците се актуализират, а поддневниците се номерират автоматично, за да се поддържа счетоводен ред.

Стъпка по стъпка: Проследяване на наличности по партиди и локации

1. Редактирайте артикул и активирайте опцията Проследяване на количество. Изберете дали да използвате партиди, локации или и двете – интерфейсът ще покаже само необходимите контроли.
2. При издаване на фактури или сметки използвайте модала за избор на партиди. Той показва наличните лотове или локации и техните количества в реално време, така че никога да не надвишавате наличностите.
3. При нужда създайте нови партиди директно от модала. Номерата на лотовете остават уникални за всеки артикул или локация, което гарантира пълна проследимост.

Стъпка по стъпка: Импорт и експорт на артикули в мащаб

1. От списъка Продукти изберете Импорт и качете CSV файл, който следва изтегляемия шаблон. Задачата се изпълнява на опашка, без да блокира браузъра ви.
2. Следете статуса на импорта от таблото. Проверки за кодировка и разделители се извършват автоматично, а при нужда се създават и начални салда.
3. Искате офлайн копие? Използвайте Експорт → CSV или Експорт → QuickBooks. Филтрите и селекциите се запазват и при експорта, за да прехвърлите само нужните данни.

Стъпка по стъпка: Управление на автоматично фактуриране

1. Уверете се, че артикулът е активен и отбелязан като продаваем. Автоматичното фактуриране е заключено, ако артикулът е архивиран или неподлежи на продажба.
2. Превключвайте автоматичното фактуриране директно от списъка. Веднага ще получите валидиращи съобщения, ако липсват счетоводни предпоставки.
3. Запомнете: архивирането на артикул автоматично деактивира статуса му за автоматизация, за да се избегне генерирането на нежелани фактури.

Чести грешки и как да ги избегнете

• Счетоводните блокировки се активират след съществуващи транзакции. Координирайте се с финансовия екип, преди да променяте дневници или флагове.
• Кодове на подсметки трябва да са уникални – дубликати са блокирани, за да се запази чистота в отчетите.
• Не можете да изтриете артикули, свързани с активи, рецепти, задачи, фактури или сметки. Масовите действия ще ви покажат конкретните блокиращи връзки.
• Партиди и локации стават постоянни, след като се запишат движения или начални салда – така се осигурява пълна проследимост.
• Авансовите фактури изискват конфигурирано счетоводство на ниво екип – без него помощните артикули няма да се визуализират.

Добри практики за сигурна работа със складови наличности

• Определете прагове на количества, за да получавате навременни сигнали за ниски наличности.
• Използвайте описателни тагове за групиране на продуктите в справки – до три смислени тагa на артикул са напълно достатъчни.
• Преглеждайте редовно списъците с партиди и локации, за да поддържате последователност в имената и да премахвате неактивни лотове.
• Винаги използвайте фонови задачи за импорти и експорти вместо ръчни промени – така осигурявате одитен лог и стабилни проверки.
• Работете в тясно сътрудничество със счетоводителите преди промени по автоматизации или дневници, за да избегнете връщане на валидиращи грешки.

Следващи стъпки

Готови ли сте да оптимизирате управлението на наличностите си?
Започнете с преглед на артикулите без зададени прагове или тагове, след което организирайте кратка среща с вашия счетоводен екип за потвърждение на конфигурацията на дневниците. С тези основи NULA се превръща в надежден гръбнак за всички процеси — от покупки до автоматично фактуриране.